Adjoint.e administratif.ve et commis à la billetterie

Contrat à durée indéterminée de 37.5 heures par semaine de jour, occasionnellement de soir et fin de semaine.
 

Envoyez votre candidature à William Corbeil à : wcorbeil@osl.ca; mettre en objet : Offre d’emploi - Adjoint.e administratif.ve et commis à la billetterie.

Nature du travail

Dans le cadre des objectifs et des politiques de l’Orchestre symphonique de Laval et sous l’autorité immédiate de la direction générale, le titulaire de ce poste collabore aux tâches administratives, de billetterie et de service à la clientèle.

 

Responsabilité 

VOLET ADMINISTRATIF (65% de la tâche) : 

  • Ouvre le courrier, numérise les documents, les classe sur le serveur et les transmet à qui de droit;

  • Transmet des factures ou des informations de facturation;

  • Complète ou collabore à des formulaires administratifs, notamment en lien les rapports de subvention, des sondages et recensement;

  • Effectue certaines tâches en appui au conseil d’administration telles que la prise de rendez-vous, la mise au propre ou la transmission de documents;

  • Établit et tient à jour des systèmes de classement des dossiers, du courrier et d’autres documents.
     

VOLET BILLETTERIE (35% de la tâche) : 

  • Offre un service courtois, diligent et efficace aux client.e.s, répond à leurs interrogations et les conseille (par téléphone et par courriel) ou bien transmet leurs questions et commentaires aux personnes appropriées;

  • Fait des ventes d’abonnements de saison, de billets de groupes et de forfaits/billets d’événements-bénéfice;

  • Connait la programmation de la saison de l’OSL;

  • Gère la distribution des billets de faveur (VIP, commanditaires, musicien.ne.s);

  • Gère les inscriptions aux matinées scolaires;

  • Fait des sollicitations téléphoniques de client.e.s;

  • Programme les périphériques transactionnels;

  • Met à jour les données client dans la base de données et en assure la conformité, importe toutes les données d’acheteur.euse.s de billets (Réservatech, Livetoune ou autre) et élimine les doublons. Extrait des listes et tout autre besoin en lien avec la base de données;

  • Coordonne les responsables de billetterie des salles de spectacle associées; 

  • Veille à la coordination des mises en vente, à la conformité des informations, à l’intégration de nouveaux plans de salle et toute autre coordination;

  • Collabore à l’élaboration de la stratégie derrière la grille tarifaire;

  • Collabore à la mise en œuvre des campagnes annuelles de financement en effectuant la sollicitation téléphonique et suivi nécessaire pour l’accompagnement des donateur.trice.s individuel.le.s ciblé.e.s et recueille des dons et procède à des transactions par téléphone.

  • À la demande de ses supérieur.e.s, il réalise différents mandats qui sont en lien avec ses champs de compétences.

Qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études secondaires ;

  • Détenir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans en service à la clientèle OU un diplôme pertinent;

  • Maîtriser la suite Microsoft Office 365, notamment Word et Excel;

  • Avoir une facilité avec des systèmes de gestion des bases de données/CRM (atout);

  • Avoir une bonne connaissance du milieu des arts de la scène, de la culture et de la musique classique (atout);

  • Connaître un ou des logiciels de billetterie, précisément Reservatech et Ticketmaster (atout).

Compétences clés

  • Haut niveau de service à la clientèle;

  • Excellentes communications orales et écrites;

  • Communications interpersonnelles;

  • Diligence et rigueur;

  • Sens de l’organisation et gestion des priorités;

  • Capacité d’adaptation et flexibilité;

  • Autonomie et sens des responsabilités.